Cada pleno termina con la misma tarea pendiente: convertir horas de grabación en un acta válida, publicable y conforme a la ley. Durante años, ese trabajo ha recaído casi por completo en el secretario municipal, que debe escuchar, transcribir, corregir y finalmente dar fe del contenido, muchas veces fuera de su horario habitual. La inteligencia artificial no elimina esa responsabilidad, pero sí cambia por completo el proceso que hay detrás: desde la grabación de la sesión hasta la firma digital de videoactas y su publicación en el portal de transparencia.
De la grabación a la transcripción, sin intervención manual
El punto de partida sigue siendo el mismo: la grabación de la sesión, con el equipo audiovisual que ya tenga instalado el ayuntamiento. A partir de ahí, la tecnología actual, con soluciones como IACTA, permite transcribir automáticamente todo lo hablado y reconocer quién interviene en cada momento mediante identificación de hablantes, sin necesidad de que una persona transcriba palabra por palabra. El resultado es un texto editable, sincronizado con el vídeo, listo para revisión si el secretario decide corregirlo.
Esta automatización no sustituye el criterio del secretario. Lo libera de la parte más mecánica del trabajo para que pueda dedicar su tiempo a lo que realmente requiere su firma: verificar que el acta refleja lo ocurrido.
La firma digital de videoactas: el paso que da validez jurídica
Una transcripción precisa no basta por sí sola. Para que la videoacta tenga valor como documento oficial, necesita una firma digital de videoactas que certifique su origen, la fecha y que el contenido no ha sido alterado desde su grabación. Este paso es el que convierte un archivo de vídeo en un documento con la misma validez que un acta tradicional en papel.
La Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y la Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público, ya contemplan que los órganos colegiados puedan adjuntar el fichero de audio o vídeo firmado digitalmente al acta oficial, sin necesidad de transcribir literalmente todo lo debatido. La firma digital de videoactas es, en ese sentido, el elemento que permite a los ayuntamientos apoyarse en esta posibilidad con seguridad jurídica plena, utilizando plataformas de firma reconocidas como @Firma.
Publicación y transparencia, sin pasos adicionales
Una vez firmada, la videoacta puede publicarse directamente en el portal de transparencia del ayuntamiento. Esto acerca el contenido de los plenos a la ciudadanía, incluidas las personas con discapacidad auditiva, gracias a los subtítulos generados junto con la transcripción. Todo el proceso —grabación, transcripción, firma y publicación— ocurre dentro de un mismo flujo, sin depender de herramientas distintas ni de pasos manuales entre una fase y la siguiente.
A esto se suma el buscador integrado en la plataforma, que permite localizar términos concretos tanto dentro de una sesión como en el conjunto de todo el archivo histórico. Un vecino, un periodista o el propio personal municipal pueden encontrar en segundos el momento exacto en que se trató un asunto, sin tener que revisar horas de grabación ni depender de que alguien recuerde en qué pleno se debatió.
Un mismo flujo para ayuntamientos y diputaciones
Este enfoque cobra especial relevancia en las diputaciones provinciales, que dan soporte a decenas de municipios pequeños con secretarios que a menudo comparten varias plazas y deben desplazarse entre distintas sedes para asistir a los plenos. Centralizar la transcripción, la firma y la publicación en una sola plataforma permite ofrecer un servicio homogéneo a todos los municipios, con los mismos estándares de calidad y accesibilidad, sin exigir desplazamientos ni infraestructura adicional en cada sede.
¿Qué cambia realmente para el secretario municipal?
El beneficio más inmediato es el tiempo. Automatizar la transcripción reduce de forma notable las horas dedicadas a preparar cada acta, especialmente en ayuntamientos donde un mismo secretario atiende varios municipios. Pero el cambio va más allá de la eficiencia: al incorporar la firma digital de videoactas dentro del propio flujo de trabajo, el ayuntamiento gana también trazabilidad y una prueba de autenticidad que sostiene cualquier revisión posterior, algo cada vez más valorado en el marco del cumplimiento normativo vigente.
Conclusión
La tecnología no reemplaza al secretario municipal. Reorganiza su trabajo alrededor de lo que solo una persona puede hacer: dar fe de lo que ocurrió en la sesión. Automatizar la transcripción, incorporar la firma digital de videoactas y simplificar la publicación no son mejoras aisladas, sino piezas de un mismo flujo que reduce tiempo, refuerza la seguridad jurídica y acerca los plenos a la ciudadanía. El resultado es un ayuntamiento más transparente, con un archivo ordenado y accesible, y un secretario con más margen para dedicarse a las tareas que realmente requieren su criterio.
Para los ayuntamientos que aún gestionan este proceso de forma manual, el paso siguiente no es añadir otra herramienta, sino sustituir varias por una sola que cumpla con la normativa desde el primer momento.
Acerca de ISID
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