Cuando termina un festival comienza, en realidad, la preparación del siguiente. Para las grandes promotoras, analizar qué equipamiento debe renovarse, qué elementos funcionaron y qué nuevas necesidades aparecerán la próxima temporada puede convertirse en una importante herramienta de ahorro.
Éste es el modelo que Flowgate está desarrollando junto a algunas de las principales compañías españolas del sector. La empresa trabaja con promotoras y organizaciones vinculadas a grandes festivales, entre ellas The Music Republic, Medusa y Holika, planificando la fabricación directa en China de productos que posteriormente serán utilizados durante la temporada.
«El mayor error es empezar a comprar cuando ya tienes el festival encima», explica Daniel Costa Corella, fundador de Flowgate. «Cuando planificamos con meses de antelación podemos buscar más fabricantes, desarrollar muestras, personalizar el producto, negociar mejor y utilizar una logística mucho más eficiente».
El planteamiento consiste en revisar las compras recurrentes del operador e identificar qué categorías pueden trasladarse a fabricación directa. Mobiliario, elementos para zonas VIP, iluminación, señalética, decoración, merchandising, equipamiento para barras, soluciones de alojamiento o productos desarrollados específicamente para una marca pueden entrar dentro de esa planificación.
Según Radu Socarici, responsable de ventas del área de festivales de Flowgate, la relación cambia considerablemente después de la primera temporada. «Cuando conocemos al cliente sabemos qué utiliza, qué cantidades necesita y cuáles son sus fechas críticas. El segundo año ya no empezamos desde cero. Podemos anticiparnos y proponer soluciones antes incluso de que aparezca la necesidad».
La fabricación directa y la escala permiten conseguir en determinadas operaciones ahorros del 40% al 50% respecto a canales tradicionales, dependiendo siempre de producto, cantidades y condiciones.
Pero para Flowgate existe otra ventaja igualmente importante: transformar compras urgentes en compras planificadas. La elevada tasa de clientes que repiten temporada tras temporada permite construir precisamente esa relación.
Porque en una industria donde la fecha de apertura de puertas no puede retrasarse, comprar mejor también significa comprar antes.